Congress Planner
Vill du vara med och utveckla kongress, då är detta en roll att söka!
OM OSS:
Reed & Mackay Sverige, tidigare känt som Resia, blev under 2023 en del av Reed & Mackay-familjen som också ägs av Navan Group. Med mer än 50 års erfarenhet inom resebranschen är vi verksamma inom Affärsresor, Möten & Event samt Kongress, både nationellt och internationellt. Vårt huvudkontor ligger i Göteborg, med knutpunkter i Uppsala, Sundsvall, Stockholm, Malmö och Örebro.
Reed & Mackay leder den globala rese- och eventindustrin med extraordinär service och egenutvecklad, kundanpassad teknik. Vi tillhandahåller våra tjänster till våra internationella kunder genom vår närvaro i Sverige, Storbritannien, USA, Frankrike, Tyskland, Spanien, Dubai, Indien, Singapore och Australien samt genom partners på över 65 platser.
Vi är en arbetsgivare som verkligen värdesätter vår kultur, där vi regelbundet möts, arbetar tillsammans i team, har roligt tillsammans och alltid sätter stort fokus på service – både internt och mot våra kunder. Vi är personliga och tror på att göra skillnad genom vårt agerande och hur vi interagerar med varandra.
Vi söker nu en Congress Planner till vårt fantastiska team för Kongress.
Som Congress Planner (Projektkoordinator) arbetar du nära Congress Manager (Projektledare), stöttar och är behjälplig med administrativa uppgifter före, under och efter kongressen. Du ingår i projektgruppen och är med på plats i genomförandet.
- I rollen ingår att skapa goda relationer med deltagare, utställare, talare samt organisationskommittén och leverantörer.
- Tillsammans med övriga kollegor i teamet är du med och driver utvecklingen av Kongress inom Reed & Mackay Sverige.
HUVUDSAKLIGA ANSVARSOMRÅDEN:
Allmänt
- Vara behjälplig och koordinera, utföra administrativa uppgifter samt hålla reda på deadlines under hela projektet.
- Stödja Congress Manager med administrativa uppgifter relaterade till:
- Kongresslokal och rumsbokning för hotell
- Sponsorer och utställare
- Talare
- Deltagare
- Abstracthantering
- Arbeta proaktivt och svara och följa upp frågor som dyker upp från deltagare, sponsorer, talare eller leverantörer.
- Rapportera till Congress Manager vid behov i projektet.
- Etablera och upprätthålla goda relationer med leverantörer och andra intressenter.
- Vara behjälplig och delaktig för att säkerställa att projektet är lönsamt och bidrar till de övergripande finansiella målen för Kongress i Sverige.
- Se till att fakturor utfärdas och betalas inom projektet.
- Se till att provisioner betalas och rapporteras in i projektet.
- Ta kontakt med vår ekonomiavdelning vid behov.
DINA KOMPETENSER:
- Minst 2 års arbetslivserfarenhet inom projektkoordination eller motsvarande administrativ roll inom branschen
- Kandidatexamen inom relevant ämnesområde eller motsvarande arbetslivserfarenhet
- Utmärkta organisatoriska färdigheter, inklusive noggrannhet och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt under press
- Utmärkta kommunikativa färdigheter och kan uttrycka dig väl i både tal och skrift på både svenska och engelska
- God kunskap inom ekonomi
- Hög digital mognad och mycket goda kunskaper i Microsoft Office
- Förmåga att motivera dig själv
DIN PERSONLIGHET:
- Du trivs med att planera och organisera ditt arbete och du har lätt för att prioritera mellan olika arbetsuppgifter
- Du är driven och har en positiv attityd och du är serviceinriktad – du trivs med att hjälpa andra och lösa problem. Du har en positiv inställning och skapar engagemang, samt är villig att ständigt utvecklas och lära dig nya saker
- Vågar lyssna för att förstå behov: Du har modet att ställa de rätta frågorna och lyssna aktivt för att verkligen förstå vad som behövs
- Är prestigelös med ett positivt synsätt: Du är självgående, men också en lagspelare som gärna delar med dig av din kunskap och energi
- Har stark kommunikationsförmåga, både skriftligt och muntligt: Du uttrycker dig klart och övertygande, oavsett om det gäller att skriva eller tala
- Är ambitiös och har en stark vilja att uppnå en fantastisk kongress: Du drivs av att nå högt uppsatta mål och strävar efter att överträffa dem
- Trivs i en multikulturell, global organisation: Du känner dig bekväm i en internationell miljö och uppskattar mångfald
- Är förändringsbenägen och modig: Du ser förändring som en möjlighet och har modet att ta dig an nya utmaningar
Vi erbjuder fantastiska förmåner, både i Sverige och globalt.
- Avdelning
- Operations (Events & Congress)
- Roll
- Congress Planner
- Platser
- Göteborg, Stockholm, Malmö, Sundsvall, Uppsala, Värnamo, Borås
- Distansarbete
- Hybridarbete
- Anställningsform
- Heltid
Om Reed & Mackay Sverige
Reed & Mackay Sverige (före detta Resia) är ett globalt rese- och eventföretag som hjälper företag och organisationer med tjänster inom resor och möten.
Reed & Mackay ingår sedan 2022 i Navan Group.
Vår målsättning är att skapa Nordens bästa helhetslösning för hantering av resor, företagskort och utlägg samt att erbjuda en personlig service i världsklass.
Med ett brett produktutbud, effektiva digitala lösningar och kontor över hela världen kombinerar vi en global närvaro med lokal expertis för att skapa skräddarsydda reselösningar. Vi erbjuder den senaste och mest användarvänliga tekniken och dygnet runt-service för ett smidigt och effektivt sätt att resa och mötas.
Att vägleda er till hållbara alternativ för både resor och möten är en självklarhet för oss. Hållbarhet genomsyrar hela vår verksamhet. Reed & Mackay - där professionell service möter framtidens behov av företagsresande.
Vi finns på 8 platser i Sverige, är idag ca 85 medarbetare och vi växer!
Congress Planner
Vill du vara med och utveckla kongress, då är detta en roll att söka!
Läser in ansökningsformuläret
Jobbar du redan på Reed & Mackay Sverige?
Hjälp till i rekryteringen och hitta din framtida kollega.